فرم های آموزشی

نکات مهم در خصوص پیگیری درخواست‌های دفاع دانشجویان ارشد و تصویب پروپوزال

دانشجویان گرامی، لطفا توجه داشته باشید که هر درخواست، از جمله درخواست دفاع یا تصویب پروپوزال، پیش از ارجاع به معاونت پژوهش، دارای مراحلی است که باید از طریق آموزش، مدیر گروه و استاد راهنما پیگیری و تکمیل شود.

زمان پاسخگویی معاونت پژوهش

معاونت پژوهش زمانی پاسخگوی درخواست دانشجو خواهد بود که مراحل مربوطه طی شده و درخواست به‌صورت رسمی از طریق اتوماسیون اداری یا سیستم بهستان در کارتابل معاونت پژوهش قرار گرفته باشد.
بنابراین، اگر درخواست هنوز به کارتابل معاونت پژوهش ارجاع داده نشده است یا از طریق اتوماسیون اداری ارسال نشده است، لطفا موضوع را از طریق آموزش، مدیر گروه یا استاد راهنما پیگیری فرمایید.

مراحل و دستورالعمل‌های آموزشی

با توجه به اینکه دستورالعمل‌های مربوط به نحوه اقدام، از سوی معاونت محترم آموزش به مدیران محترم گروه‌ها جهت اطلاع‌رسانی به اساتید محترم ابلاغ شده است، خواهشمند است سوالات و ابهامات مربوط به این مراحل از طریق آموزش، مدیر گروه یا استاد راهنما پیگیری شود.

نکات مربوط به مدارک و مراحل پیش از ارسال درخواست به پژوهش

نکاتی هم که از طرف معاونت پژوهش در خصوص مراحل و مدارک قبل از ارسال درخواست، به مدیران محترم گروه‌ها جهت اطلاع‌رسانی به اساتید محترم اعلام شده، دستورالعمل جدیدی نیست؛ تمام این موارد در فرآیند دفاع به‌صورت کاغذی نیز انجام می‌شده و صرفا شکل و نحوه ثبت و ارجاع درخواست تغییر کرده است. لذا خواهشمند است دانشجویان محترم نکات و الزامات مربوط به این مرحله را از استاد راهنما و مدیر گروه خود پیگیری و پیش از ارسال درخواست، نسبت به تکمیل موارد لازم اقدام نمایند.

این نکات با توجه به تجربه پرونده‌های قبلی و مواردی که به دلیل نقص مدارک یا تکمیل نبودن مراحل مربوطه برگشت داده شده‌اند، صرفا برای تسهیل و تسریع در روند انجام کار و جلوگیری از رفت‌وبرگشت درخواست‌ها اعلام شده است تا درخواست پس از ارجاع به معاونت پژوهش، بدون نقص و در کمترین زمان ممکن بررسی و تعیین تکلیف شود.

نحوه بررسی درخواست‌ها

لازم به ذکر است درخواست‌های مربوط به دفاع و تصویب پروپوزال، تنها بخشی از درخواست‌هایی است که در معاونت پژوهش بررسی می‌شود و هم‌زمان درخواست‌ها و امور پژوهشی دیگری نیز در حال پیگیری است.
بنابراین، درخواست‌ها پس از قرار گرفتن در کارتابل معاونت پژوهش، بر اساس ترتیب دریافت درخواست‌ها و روند مربوطه بررسی و پاسخ داده خواهد شد.
خواهشمند است پس از ارسال درخواست، وضعیت آن را از طریق مسیر مربوطه پیگیری فرمایید و تا پیش از طی شدن فرآیند بررسی، از پیگیری‌های مکرر خودداری فرمایید.

پیگیری نتیجه درخواست

پس از بررسی درخواست در معاونت پژوهش، هرگونه توضیح، اعلام نظر یا اقدام موردنیاز در سیستم بهستان درج یا از طریق اتوماسیون به مدیر محترم گروه اطلاع‌رسانی خواهد شد.
بنابراین، دانشجویان محترم لازم است وضعیت درخواست خود را به‌صورت مستمر از طریق سیستم بهستان یا مدیر محترم گروه پیگیری و بررسی نمایند و در صورت درج توضیحات یا درخواست اصلاح و تکمیل مدارک، مطابق موارد اعلام‌شده اقدام کنند.

ادامه فرآیند پس از خروج درخواست از کارتابل پژوهش

پس از بررسی و ثبت پاسخ معاونت پژوهش و خروج درخواست از کارتابل معاونت پژوهش، ادامه فرآیند و پیگیری مراحل بعدی، حسب مورد، در حوزه واحد مربوطه خواهد بود. چنانچه در ادامه فرآیند، درخواست مجددا به‌صورت رسمی و در چارچوب فرآیند مربوطه در کارتابل معاونت پژوهش قرار گیرد، معاونت پژوهش نسبت به بررسی موضوع در حدود وظایف و مراحل مربوطه اقدام خواهد کرد.

نحوه پیگیری درخواست‌ها

لطفا توجه داشته باشید که برای پیگیری درخواست‌ها، ملاک بررسی معاونت پژوهش، دریافت رسمی درخواست و قرار گرفتن آن در کارتابل معاونت پژوهش است.
همچنین پاسخگویی و پیگیری درخواست‌ها از طریق پیام‌رسان‌ها یا تماس‌های تلفنی انجام نمی‌شود.

قابل توجه اعضای محترم هیئت علمی و دانشجویان گرامی

به اطلاع می‌رساند برگزاری جلسه دفاع دانشجویان، پس از طی مراحل مربوطه و تایید نهایی مجوز دفاع در سامانه بهستان امکان‌پذیر خواهد بود.

با توجه به اینکه فرآیند صدور مجوز دفاع نیازمند بررسی و تایید مراحل مربوطه توسط استاد راهنما، مدیر گروه و سایر افراد مرتبط در سامانه بهستان است، زمان تکمیل فرآیند ممکن است با توجه به زمان اقدام و تایید هر یک از مراحل متفاوت باشد.
لذا خواهشمند است دانشجویان و اساتید محترم در هنگام برنامه‌ریزی و تعیین تاریخ دفاع، زمان لازم برای طی شدن فرآیند تایید و صدور مجوز دفاع را در نظر داشته باشند.

لازم به ذکر است تعیین تاریخ جلسه دفاع، پس از طی مراحل مربوطه، تایید شورای دانشکده، تایید نهایی داوران دفاع توسط معاونت پژوهش و قرار گرفتن فرآیند دفاع در کارتابل استاد راهنما جهت تعیین تاریخ دفاع امکان‌پذیر خواهد بود. بنابراین، تا پیش از تکمیل این مراحل، تعیین تاریخ جلسه دفاع امکان‌پذیر نیست.

بدیهی است تا زمانی که تمامی مراحل مربوطه تکمیل و مجوز نهایی دفاع در سامانه بهستان صادر نشود، برگزاری جلسه دفاع امکان‌پذیر نخواهد بود.